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Email-Archivierung gesetzeskonform mit Rechtsgutachten als Service und Eigenlösung

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Gesetzesvorgaben:
Allgemeingültige Regeln für die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente sind die Vorschriften des Steuer- und Handelsrechts, zur Aufbewahrung von Steuer- und Handelsbelegen.
Das Bundesfinanzministerium hat dies mit der Veröffentlichung vom 7.11.1995 ?Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme? (GoBS) und mit Schreiben vom 16. Juli 2001? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen? (GDPdU) festgelegt. Die GDPdU Regelungen sind seit 1.1.2002 gültig.

Archivierte Daten müssen für die Dauer der Aufbewahrung (6 oder 10 Jahre) jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Archivierte digitale Unterlagen dürfen nicht, so die Schlussfolgerung des Bundesfinanzministeriums, ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Dies wäre ein Medienbruch mit dem Risiko des Datenverlusts.

Organisatorische Empfehlungen:
Organisatorisch ist eine Zentralisierung des Email-Verkehrs im Unternehmen anzustreben - also keine arbeitsplatz- oder filialbezogenen Emailanschlüsse ins Internet, der private Email Verkehr für den Mitarbeiter ist auszuschließen, da sonst rechtskonflikte mit dem Telekommunikationsgesetz entstehen, eine zentrale Archivierung ausgeschlossen wird und Medienbrüche stattfinden.

Die Email Archivierung zu ignorieren hätte fatale Folgen, die bis zur Verwerfung der Finanzbuchhaltung und zur Inhaftierung führt. Geschäftsführer und Aufsichtsräte
stehen in der Haftung. 50-70% der heutigen Betriebsprüfungen werden schon digital durchgeführt, Tendenz steigend.
Konsequenzen:
Es stellt sich nun die Frage, wie kleinere mittelständische Unternehmen diese Vorschriften bewältigen? Die Installation und die lfd. Administration dieser Archivierung ist kostenintensiv, zeitaufwendig und erfordert entsprechendes Know How, da für das regelkonforme Archivieren von Emails herkömmliche Backup- und Archivierungsverfahren oft nicht ausreichen.

Lösung:
EA via IMARC ist die Lösung für diese gesetzliche Anforderung. Die Pflicht zur elektronischen Archivierung wird erfüllt durch die Archivierung von E-Mails auf einem separaten Langzeitarchiv, das wir für den Anwender nach den gesetzlichen Anforderungen führen und wir als Service anbieten.

Der Aufwand:
Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz von EA via IMARC ist für den Anwender unerheblich, da die Archivierung der Emails vom Provider, vor dem versenden der Mails an den Empfänger durchgeführt wird.

Die Praxis:
Der Anwender ist jederzeit in der Lage, seine Emails über einen Internetbrowser nach einer vorausgehenden Authentifizierung zu recherchieren, erneut an beliebige Adressen zu senden oder auch auszudrucken. Die Daten für die Recherche werden beim Provider 10 Jahre vorgehalten und sind durch bestimmte Sicherungsverfahren gesichert und stehen auch zur Aushändigung zur Verfügung.

EA bringt gesamtunternehmerisch kurzfristig Zeit- und Kostenersparnis.

Lesen Sie unseren Leitfaden, den Sie von folgendem Link herunterladen können. Email-Archivierung gesetzliche Verpflichtung? - Leitfaden

Vorteile von EA Email-Archivierung

  • Speicherplatz
    • nur einmalige Ablage
    • Ablageplatz erheblich reduziert (Arbeitsplatz)
    • SPAMS werden nicht an Groupware geliefert
    • immer alle Kunden Emails langzeit verfügbar
    • mobiler Zugriff auf diese Emails
  • Zeit:
    • Rechercheaufwand wird erheblich reduziert
    • geringer Administrationsaufwand
    • alle befugten Mitarbeiter verfügen sofort über die Mails
    • revisionssicher und durchgängig Archiviert
    • Aufwand für die Ablage entfällt.
  • Sicherheit:
    • sichert den unerlaubten Zugriff
    • verschlüsselt jede Mail sofort und automatisch
    • ein Email kann nicht mehr verlorengehen und nicht ungewollt zerstört werden
    • GDPdU ? Verschlüsselung, Archivierung und für Zugriffsrechte keine Manipulationsmöglichkeit
  • Fazit: Die Emailarchivierung bringt gesamtunternehmerisch kurzfristig Zeit und Kosteneinsparung in der Verwaltung.

Als internet Service Provider bieten wir Ihnen die rechtssichere Emailarchivierung u.a. im Service an. Fragen Sie uns, wir zeigen Ihnen gerne Beispiele und Wege für Ihre Anforderungen.

Für detailiertere Informationen steht Ihnen unser Leitfaden zur Verfügung den Sie sich mit folgendem Link herunterladen können. Email-Archivierung gesetzliche Verpflichtung? Leitfaden

Ihr Ansprechpartner ist Herr Michael Walz, E-Mail: Link:walz(at)orgaplus(dot)de

ea ist die Antwort auf alle gesetzlichen Forderungen der Email Archivierung

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